Quản lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thành viên cùng hàng trăm phương tiện và cơ sở sản xuất phân bổ rộng khắp từng là bài toán nan giải đối với nhiều nhà quản lý HTX. Tuy nhiên, tư duy quản trị truyền thống đang dần được thay thế bằng các nền tảng số hóa hiện đại, mang lại sự minh bạch, chính xác và hiệu quả vượt trội.

Khi công nghệ tối ưu hóa quản trị thành viên

Tại TP Cần Thơ, HTX dịch vụ vận tải Chí Anh đang quản lý hơn 390 thành viên với hơn 400 phương tiện hoạt động vận tải hành khách và hàng hóa khắp các tỉnh vùng Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL) và Thành phố Hồ Chí Minh. Xác định chuyển đổi số là yếu tố then chốt để sinh tồn và phát triển, Giám đốc Trương Chí Hiếu cho biết, HTX đã số hóa toàn bộ khâu điều hành bằng văn phòng điện tử, thiết kế website riêng và lắp camera giám sát hành trình trên 100% đầu xe.

Đặc biệt, việc thành lập mạng lưới Zalo chuyên biệt giúp kiểm soát chính xác các luồng tuyến và hỗ trợ tài xế tức thời. Nhờ đó, bộ máy vận hành luôn trơn tru, tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và bảo đảm thu nhập ổn định, nâng cao đời sống cho các thành viên.

Câu chuyện chuyển mình mạnh mẽ nhờ công nghệ còn được minh chứng rõ nét tại HTX Rạch Gầm (Đồng Tháp). HTX đã chủ động đón đầu thời cơ từ cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Từ một đơn vị chuyên ngành vận tải, HTX đã định hướng đa dạng hóa ngành nghề, kết hợp ứng dụng khoa học công nghệ để phát triển bền vững.

Cụ thể, Rạch Gầm đã tổ chức lại đoàn tàu vận tải theo hướng "sắt hóa" 100%, "trẻ hóa" và tăng tải trọng cho từng chiếc tàu từ 30-50%, kết hợp ứng dụng Internet, Zalo và số hóa toàn bộ thủ tục giấy tờ trong chuỗi Logistic. Cuộc cách mạng công nghệ này đã giúp "lột xác" hoàn toàn đoàn tàu vốn 100% bằng gỗ, tải trọng nhỏ trước đây.

Song song đó, HTX mở rộng sang lĩnh vực đóng sửa tàu, sà lan, kinh doanh xăng dầu, vật liệu xây dựng, bốc dỡ cơ giới và xây dựng công trình. Nhờ duy trì mối liên kết chặt chẽ với nhiều đối tác lớn như Công ty Lương thực Tiền Giang, Công ty Con Cò, Thành Thành Công..., Rạch Gầm đạt mức tăng trưởng bền vững qua từng năm, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cao cho hàng trăm lao động, thành viên.

Chuẩn hóa quy trình sản xuất

Không chỉ dừng lại ở lĩnh vực vận tải, làn sóng chuyển đổi số đã và đang thổi một luồng sinh khí mới vào lĩnh vực nông nghiệp, giúp nông dân thay đổi tư duy sản xuất từ "làm nông nghiệp truyền thống" sang "làm kinh tế nông nghiệp" dựa trên dữ liệu.

Tại Cần Thơ, HTX Tân Long đã linh hoạt đưa nền tảng số vào chuỗi sản xuất lúa, xây dựng thành công thương hiệu "gạo sạch" Vị Thủy vươn xa trên thị trường. HTX hiện quản lý 900ha đất canh tác, trong đó hơn 300ha tham gia Đề án phát triển bền vững 1 triệu héc-ta lúa chất lượng cao, phát thải thấp gắn với tăng trưởng xanh vùng ĐBSCL đến năm 2030. Để chuẩn hóa quy trình, HTX đã hướng dẫn thành viên từ bỏ thói quen ghi chép sổ sách thủ công, chuyển sang số hóa dữ liệu qua nhật ký đồng ruộng điện tử. Đồng thời, HTX đầu tư hệ thống dây chuyền tải lúa tự động, máy hút chân không và đóng gói khép kín.

Việc số hóa sổ sách kết hợp với chiến lược làm gạo sạch, đầu tư bao bì chuyên nghiệp và minh bạch tem nhãn trên môi trường mạng đã giúp lúa hàng hóa của thành viên bán được giá cao hơn thị trường. Đây chính là minh chứng rõ ràng cho thấy công nghệ giúp quá trình quản lý thành viên và quy trình sản xuất được thuận lợi, từ đó gia tăng giá trị hạt gạo, trực tiếp cải thiện đời sống kinh tế cho người nông dân.

Tương tự, tại HTX Rau Quả Sạch Chúc Sơn (Hà Nội), kiểm soát an toàn thực phẩm được thực hiện xuyên suốt từ vùng nguyên liệu đến bàn ăn. Thông qua phần mềm nhật ký sản xuất FaceFarm, mọi thông tin về diện tích, vị trí thửa ruộng, vật tư đầu vào và nhật ký canh tác của thành viên đều được cập nhật trực tiếp trên điện thoại thông minh. Bộ phận quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, trong khi người tiêu dùng chỉ cần quét mã QR là có thể truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

Bên cạnh đó, HTX Chúc Sơn còn ứng dụng phần mềm kế toán WACA và MISA AMIS để quản lý tài chính chuyên nghiệp; đồng thời đầu tư hàng tỷ đồng vào nhà màng công nghệ cao và hệ thống gieo hạt tự động.

Nhờ chủ động xác định trước chủng loại, sản lượng và yêu cầu chất lượng để bố trí kế hoạch canh tác, các thành viên HTX Rau Quả Sạch Chúc Sơn luôn chủ động về thời vụ và nguồn thu. Tính đến hết năm 2025, doanh thu của HTX đạt 36 tỷ đồng, tăng khoảng 50% so với năm 2023. HTX đã xây dựng thành công mạng lưới tiêu thụ bền vững tại 21 siêu thị thuộc chuỗi Big C, GO!, Tops tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc, cùng 61 trường học và nhà máy chế biến, đảm bảo đầu ra ổn định và thu nhập cao cho các thành viên.

Chuyển đổi số phải từ thực tiễn

Dù mang lại những thành công rõ rệt, quá trình ứng dụng công nghệ vào quản lý thành viên, quản trị trong khu vực kinh tế tập thể vẫn đối mặt với không ít vướng mắc. Theo ông Lê Văn Lợi, Phó Giám đốc Phát triển thị trường Công ty Sorimachi Việt Nam, hiện nay nhiều HTX vẫn còn quản lý sản xuất bằng sổ sách truyền thống hoặc Excel đơn thuần. Dữ liệu về mùa vụ, vật tư và chi phí chưa được liên kết đồng bộ, gây ra không ít khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Ông Lợi nhấn mạnh việc áp dụng công nghệ muốn đạt được hiệu quả cần xuất phát từ nhu cầu thực tế của chính đơn vị. Các HTX nên ưu tiên số hóa từ các khâu quản lý chi phí, nhật ký sản xuất hoặc quản lý đơn hàng trước khi nghĩ đến việc mở rộng quy mô. Quan trọng hơn hết, dữ liệu thu thập được phải phục vụ trực tiếp cho các quyết định kinh doanh, giúp ban giám đốc HTX dự báo chính xác sản lượng, chủ động đàm phán với đối tác và kiểm soát chặt chẽ biên lợi nhuận, thay vì chỉ dừng lại ở việc ghi chép và làm báo cáo.

Nhìn nhận tổng thể, những mô hình tiên phong như HTX Chí Anh, HTX Tân Long, HTX Rạch Gầm hay HTX Chúc Sơn đã khẳng định việc ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số chính là chiếc chìa khóa vàng giúp các HTX vượt qua giới hạn quy mô nhỏ lẻ, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Khi bài toán quản trị được giải quyết minh bạch, chi phí được tối ưu và giá trị nông sản, dịch vụ được nâng tầm, đời sống của hàng vạn thành viên HTX sẽ ngày càng khấm khá. Đây chính là bệ phóng vững chắc để kinh tế tập thể phát triển năng động, bao trùm và đóng vai trò là trụ cột quan trọng trong chiến lược giảm nghèo bền vững của đất nước trong kỷ nguyên số.

Tùng Lâm