Ngày nay, việc bị cuốn vào guồng quay bởi vô số điều phải làm với thời gian hạn hẹp khiến con người trở nên bận rộn. Để khắc phục, chúng ta thường lập danh sách những việc cần thực hiện theo một trật tự và ký hiệu riêng của mình nhằm cho biết thứ tự ưu tiên và mức độ hoàn thành từng việc. Còn với các nhà khởi nghiệp, họ thường sử dụng công cụ nào để giải quyết hiệu quả việc lập danh sách công việc của mình?

Trong khảo sát mới đây đối với các nhà khởi nghiệp ở khu vực Đông Nam Á, khi được hỏi công cụ nào sẽ giúp họ tổ chức và sắp xếp trình tự giải quyết công việc hiệu quả nhất, hầu hết đều lựa chọn Ma trận Eisenhower. Lý do họ đưa ra rất đơn giản, đó là vì ma trận này giúp họ tổ chức thứ tự ưu tiên cho công việc theo tính cấp bách.

Những việc cần phải làm

Simon Kearney, nhà đồng sáng lập kiêm CEO của Click2View - công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực về nội dung có trụ sở tại Singapore, là một fan của lập danh sách những việc cần phải làm. Anh chia sẻ: “Tôi cần giải quyết mọi việc từ trong đầu mình. Và điều này không cho phép tôi chạy sau công việc trong khi tôi lại không giỏi quản lý chúng”.

Vì vậy, Kearney luôn phân loại và sắp xếp giải quyết công việc theo tính cấp bách của chúng và khả năng xử lý của anh trong quá trình lập danh sách những việc cần phải làm. Với hai tiêu chí này, có những việc trước mắt khả năng xử lý của Kearney chưa cho phép hoặc tính cấp bách không tới mức “cần phải làm”, Kearney thường đánh dấu lại và lên lịch cho chúng sau.

Tuy nhiên, vấn đề với việc thực hiện theo một danh sách những việc cần phải làm chính là bố cục của bản danh sách công việc này không thể hiện cho bạn biết được việc nào cần bạn phải chú ý ngay lập tức cũng như việc nào bạn cần phải giải quyết ngay tiếp sau.

Trên thực tế, chúng ta thường làm những việc mà chúng ta cho rằng chúng thật quan trọng hoặc cần thiết phải làm, trong khi những việc đó thực sự không hề quan trọng đối với quá trình xử lý công việc của chúng ta. Và đôi khi, có những công việc “cám dỗ” chúng ta lao vào giải quyết ngay lập tức bởi tâm lý “thực hiện những nhiệm vụ dễ dàng đầu tiên để có mục tiêu thúc đẩy vượt qua mọi cản trở” trong những công việc khó khăn ở phía sau. Đây chính là nhược điểm của việc lập danh sách những việc cần phải làm theo truyền thống.

Đối với trường hợp của Kearney, anh sử dụng và biến hòm thư điện tử của mình thành một bản danh sách những việc cần phải làm bằng cách phân loại công việc theo tiêu chí 4 D (Deal, Diary, Delegate hoặc Delete) gồm: Giải quyết, Ghi nhật ký, Ủy nhiệm hoặc Xóa bỏ. Và như vậy, “Ngày tốt đẹp nhất của tôi chính là rời khỏi văn phòng làm việc với một hòm thư trống”, Kearney cho biết.

Trong khi đó, một người đồng hương của Kearney, cô Stanley Chia, nhà đồng sáng lập của Cialfo - công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực về công nghệ giáo dục có trụ sở ở Singapore, khuyến nghị rằng nên có một công cụ chung để theo sát được thời gian khi nào và cách tiếp cận đối với các công việc.

Cô Chia cho biết, mọi người có thể muốn hoàn thành những công việc mang tính cấp bách và phải “nhanh chóng giải quyết ngay”, song thực tế lại bắt đầu làm việc bằng cách thực hiện những công việc mang tính cấp bách nhưng “rất cần thời gian để giải quyết”.

Khẩn cấp là quan trọng

Để khắc phục tốt hơn mối mâu thuẫn giữa quan trọng và khẩn cấp này, các doanh nhân ở khu vực Đông Nam Á đã thử dùng và trở nên “ưa chuộng” Ma trận Eisenhower, vốn được đặt theo tên của vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ - Dwight D. Eisenhower - người được biết đến là đã sử dụng một kỹ thuật tương tự trong quá trình đưa ra quyết định của mình.

Cách hoạt động của kỹ thuật đưa ra quyết định mà Eisenhower đã sử dụng chính là chia các công việc theo mức độ quan trọng và tính cấp bách cần giải quyết của chúng. Sau đó, bằng cách kết hợp tương ứng giữa hai tiêu chí này với mỗi công việc mà chúng ta tối ưu hóa được khu vực công việc đó phải xuất hiện đồng thời đưa ra được hành động cần thực hiện như trong ma trận dưới đây:

Như vậy, những công việc rơi vào góc phần tư Quan trọng – Cấp bách là những công việc cần phải được giải quyết ngay trong ngày và xứng đáng nhận được sự quan tâm đầy đủ của bạn, chẳng hạn như việc xử lý khủng hoảng công ty hay đáp ứng thời hạn hợp đồng của khách hàng.

Trong khi đó, những hoạt động chẳng hạn như tiếp cận với các khách hàng tiềm năng hoặc rèn thể lực bản thân có thể nằm trong góc phần tư Quan trọng – Không cấp bách và do đó, nên được lên lịch trình cụ thể để tránh việc bỏ sót hoặc lãng quên chúng.

Còn với những công việc cần được ủy nhiệm, thuộc góc phần tư Không quan trọng – Khẩn cấp, theo cô Chia, bạn nên đặt ra các câu hỏi để xác định chúng. Cụ thể như: Công việc này có liên quan đến thông tin bí mật không?; Mình cần bao nhiêu thời gian để chuyển xuống thông tin hoặc đào tạo ai đó để làm việc này?; Đây sẽ là công việc được lặp lại, nếu vậy, phải ghi nhớ những kiến thức cần thiết để có thể sử dụng nhanh hơn cho lần sau?

Cuối cùng, với những việc bạn có thể coi như nằm trong góc phần tư Không quan trọng – Không cấp bách, chẳng hạn như xem thư rác hay theo dõi tiếp phim trên Netflix, cách tốt nhất là bạn lưu chúng lại để giành cho khi có thời gian rảnh rỗi vào những lúc khác.

Minh Hà