Phân cấp thẩm quyền được kỳ vọng rút ngắn thủ tục, giảm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp (DN). Nhưng nếu hồ sơ không liên thông, dữ liệu không được dùng lại, một vòng thủ tục được rút có thể lại sinh thêm một vòng hồ sơ khác.

Đừng để doanh nghiệp đi thêm một vòng

Câu chuyện của CTCP Sanofi Việt Nam cho thấy khá rõ nghịch lý này. Bà Nguyễn Vân Anh, Trưởng phòng Đối ngoại của công ty, cho biết từ ngày 1/7/2026, việc xác nhận nội dung quảng cáo thực phẩm bảo vệ sức khỏe được phân cấp về Sở An toàn thực phẩm TP.HCM. DN đã nộp 29 hồ sơ và nhận 10 phản hồi.

Theo bà Vân Anh, Sở An toàn thực phẩm TP.HCM yêu cầu DN bổ sung tài liệu chứng minh công dụng, đối tượng sử dụng sản phẩm và hợp pháp hóa lãnh sự toàn bộ tài liệu bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, DN băn khoăn vì các nội dung này đã được Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) phê duyệt, trong khi sản phẩm cũng đã có số công bố.

“Chúng tôi đang thật sự không hiểu và rất hoang mang, không biết Sở An toàn thực phẩm có mục đích đòi hỏi chúng tôi nộp thêm những tài liệu này làm gì?”, bà Nguyễn Vân Anh đặt dấu hỏi. Từ đó, Sanofi kỳ vọng thủ tục xác nhận quảng cáo chỉ cần đối chiếu với nội dung đã công bố, thay vì yêu cầu DN chuẩn bị lại một bộ hồ sơ mới.

Bởi lẽ, mỗi yêu cầu bổ sung đều có thể kéo theo dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa và rà soát hồ sơ. DN này cho rằng số công bố sản phẩm đã có nên được sử dụng để đối chiếu. Nếu cần bổ sung, cơ quan xử lý cần nêu rõ căn cứ và nội dung cần xác minh.

Không chỉ ở thủ tục quảng cáo, Sanofi còn gặp vướng mắc trong lĩnh vực dược, cho thấy cải cách thủ tục phải tính đến đặc thù của từng ngành và tránh phát sinh thêm “cửa” mới. DN này dự kiến đổi tên, trong khi việc thay đổi tên có thể kéo theo yêu cầu xử lý lại nhãn, bao bì. Nghị quyết 39/2026/NQ-CP ban hành tháng 8/2026 đã quy định việc tiếp tục sử dụng, in và sản xuất nhãn, bao bì trong trường hợp DN thay đổi tên nhưng không thay đổi pháp nhân.

Tuy nhiên, như băn khoăn của bà Nguyễn Vân Anh, sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký DN với tên mới, DN dược không thể tiếp tục in thêm nhãn mang tên cũ. Trong khi đó, để sử dụng nhãn mới, DN còn phải hoàn tất các giấy phép chuyên ngành như giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược hoặc GMP, với thời gian thực tế có thể kéo dài 3-4 tháng. 

Khoảng thời gian này có thể đẩy DN vào thế “kẹt” giữa hai đầu: nhãn cũ không được in thêm, nhãn mới chưa thể sử dụng. Sanofi kỳ vọng khi tổng hợp các vướng mắc thực tế trong quá trình thực hiện Nghị quyết 39, cơ quan chức năng sẽ tính đến đặc thù ngành dược và có cơ chế chuyển tiếp phù hợp.

Dữ liệu đã có, sao vẫn phải cung cấp lại?

Không chỉ cần lấp khoảng trống pháp lý, cải cách thủ tục còn đòi hỏi dữ liệu DN đã cung cấp phải được liên thông và sử dụng lại giữa các cơ quan. Từ câu chuyện của Sanofi, vấn đề rộng hơn được đặt ra: dữ liệu đã có phải được dùng lại hay DN vẫn phải cung cấp nhiều lần?

Đây cũng là vấn đề được Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) lưu ý khi góp ý dự thảo Thông tư về cơ sở dữ liệu thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương trong tháng 9/2026. So với Thông tư 11/2026/TT-BCT, dự thảo đã giảm gánh nặng khi không còn buộc cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải lập cơ sở dữ liệu và kết nối với hệ thống của Bộ Công Thương, mà có thể lưu trữ bằng sổ sách hoặc phương thức khác. Tuy nhiên, cần làm rõ dữ liệu nào DN bắt buộc chia sẻ và dữ liệu nào cơ quan nhà nước có thể tự khai thác.

Theo VCCI, điểm c khoản 2 Điều 5 chưa làm rõ loại dữ liệu DN bắt buộc kết nối, chia sẻ với hệ thống của Bộ Công Thương, trong khi phương thức và nội dung kết nối cũng chưa cụ thể. Vì vậy, cơ quan này đề nghị quy định rõ dữ liệu bắt buộc chia sẻ và cân nhắc bỏ yêu cầu cung cấp thông tin lên hệ thống nếu DN đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ truy xuất nguồn gốc.

Nếu không làm rõ từ đầu, DN có thể vừa phải duy trì hồ sơ theo cách của mình, vừa chuẩn bị thêm dữ liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý. Khi đó, số hóa không còn đơn thuần là giảm giấy tờ mà có thể trở thành thêm một lớp việc phải làm.

Không chỉ ở khâu kết nối dữ liệu, VCCI còn lưu ý Điều 9 của dự thảo về thông tin truy xuất nguồn gốc thực phẩm. Dự thảo yêu cầu cơ sở kinh doanh lưu trữ hồ sơ, tài liệu về toàn bộ quá trình kinh doanh, có thể làm tăng chi phí tuân thủ với hộ kinh doanh nhỏ. Do đó, nên phân hóa nghĩa vụ: DN và hệ thống phân phối lưu đầy đủ hồ sơ, còn hộ kinh doanh chỉ cần lưu hóa đơn, chứng từ mua hàng.

Đáng chú ý, cơ quan này đề nghị làm rõ Điều 13 của dự thảo, bởi ngoại lệ “cần kiểm tra, xác minh” còn quá rộng, có thể làm suy yếu nguyên tắc khai thác dữ liệu sẵn có. Theo đó, chỉ nên yêu cầu cung cấp lại khi có căn cứ cho rằng dữ liệu không chính xác, không đầy đủ hoặc đã lỗi thời, đồng thời nêu rõ lý do trong văn bản yêu cầu.

Phản ánh của Sanofi và góp ý của VCCI cùng chỉ ra một điểm chung: giảm thủ tục không chỉ là bớt giấy tờ, mà còn phải giảm những việc DN đã làm nhưng vẫn phải thực hiện lại. Điều đó đòi hỏi dữ liệu công bố sản phẩm được sử dụng lại, dữ liệu thực phẩm được quy định rõ về phạm vi chia sẻ và nghĩa vụ lưu trữ được thiết kế tương xứng với quy mô hộ kinh doanh.

Theo bà Nguyễn Vân Anh, các quy định mới cần được nhìn từ toàn bộ quá trình DN thực hiện trên thực tế. Bởi mỗi ngành có một chuỗi điều kiện và giấy phép khác nhau, nếu chỉ nhìn từng thủ tục riêng lẻ có thể bỏ sót những vướng mắc phát sinh giữa các khâu.

Vì vậy, cải cách cần cắt việc trùng lặp, dùng lại dữ liệu, nối thông thủ tục và quy định rõ cơ chế chuyển tiếp. Khi các DN bớt giấy tờ, bớt thời gian và bớt những lần đi lại, phân cấp mới thực sự tạo ra một con đường ngắn hơn thay vì thêm một “cửa” mới.

Thế Vinh