Những ngày cuối năm, không khí làm việc ở HTX trà Sơn Dung vẫn mang vẻ trầm lắng quen thuộc của một vùng sản xuất nông nghiệp lâu đời. Con đường dẫn vào xưởng chè ẩm ướt trong sương sớm, tiếng máy sao trà đều đều vang lên trong buổi sớm, hòa cùng tiếng trò chuyện rì rầm của những người thợ làm chè đã gắn bó hàng chục năm. Thoạt nhìn, mọi thứ dường như không có nhiều khác biệt so với trước đây.

Nhưng nếu quan sát kỹ hơn, sẽ thấy những điều mới mẻ: chiếc điện thoại thông minh đặt cạnh bàn cân chè, máy in tem truy xuất nguồn gốc hoạt động đều đặn, những file dữ liệu sản xuất được mở sẵn trên máy tính trong phòng làm việc của HTX. Số hóa, ở Sơn Dung, không hiện diện bằng những phòng điều hành hiện đại hay những khẩu hiệu lớn, mà len vào đời sống sản xuất một cách chậm rãi, lặng lẽ, giống như cách những đồi chè nơi đây đã quen thích nghi với nắng mưa và những đổi thay của thị trường qua nhiều thế hệ.

Rời xa sổ tay - quyết định không dễ dàng

Trong suốt nhiều năm, cuốn sổ tay là “bộ não” của hầu hết các HTX, và HTX trà Sơn Dung cũng không ngoại lệ. Từ diện tích vùng nguyên liệu, lịch thu hái, sản lượng từng lứa chè, cho đến các khoản thu chi, tất cả đều được ghi chép cẩn thận bằng tay. Mỗi thành viên một cuốn sổ, mỗi tổ sản xuất một cách ghi, cộng lại thành cả chồng giấy tờ dày cộp sau mỗi vụ chè.

Đó là cách làm từng phù hợp trong bối cảnh sản xuất còn nhỏ lẻ, thị trường tiêu thụ chủ yếu dựa vào mối quen, thương lái truyền thống. Nhưng rồi, thị trường thay đổi nhanh hơn dự đoán. Người tiêu dùng không còn chỉ hỏi “chè ngon hay không”, mà bắt đầu quan tâm đến xuất xứ, quy trình, độ an toàn của sản phẩm. Đối tác phân phối yêu cầu thông tin rõ ràng, minh bạch, có thể kiểm chứng. Các chương trình OCOP, xúc tiến thương mại đặt ra những tiêu chí mới, buộc HTX phải thay đổi cách quản lý.

Có những thời điểm, chỉ riêng việc tổng hợp sản lượng cả vụ cũng mất nhiều ngày, thậm chí cả tuần. Mỗi con số phải dò lại từ nhiều cuốn sổ khác nhau. Sai sót, nhầm lẫn là điều khó tránh. Và mỗi sai sót, dù nhỏ, đều khiến HTX lúng túng khi làm việc với đối tác, với thị trường.

Chính từ những bất tiện rất cụ thể đó, ý nghĩ về chuyển đổi số bắt đầu hình thành. Không phải từ một hội thảo hoành tráng, cũng không phải từ một mệnh lệnh hành chính, mà từ câu hỏi rất đời thường: làm sao để làm việc gọn hơn, nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.

Quyết định rời xa sổ tay không hề dễ dàng. Với nhiều thành viên, việc ghi chép bằng tay đã trở thành thói quen ăn sâu vào tiềm thức. Điện thoại thông minh vẫn là vật dụng xa lạ với không ít người lớn tuổi. Máy vi tính, phần mềm, ... nghe đã thấy phức tạp.

HTX chọn cách đi chậm. Toàn bộ dữ liệu từ các cuốn sổ cũ được tập hợp lại, nhập dần vào máy tính. Trước hết là những thông tin cơ bản nhất: danh sách thành viên, diện tích vùng chè, sản lượng theo từng lứa hái. Mỗi bước đều được làm cẩn trọng, vừa làm vừa điều chỉnh để phù hợp với thực tế sản xuất.

“Chúng tôi không đặt mục tiêu phải số hóa thật nhanh, mà là số hóa sao cho mọi người cùng dùng được,” chị Nguyễn Thị Như Trang, Giám đốc HTX chia sẻ. Cách tiếp cận mềm dẻo ấy giúp các hộ thành viên dần nhìn thấy lợi ích của dữ liệu, thay vì cảm giác bị ép buộc thay đổi.

Bán trà online - chuyện của niềm tin

Nếu số hóa dữ liệu nội bộ giúp HTX trà Sơn Dung “gọn” hơn trong quản lý, thì việc đưa sản phẩm lên môi trường online lại là bước đi mang tính bản lề. Bán hàng trực tuyến, với một HTX nông nghiệp, từng được xem là câu chuyện xa vời, thậm chí nhiều rủi ro.

Những ngày đầu, HTX chỉ thử nghiệm rất dè dặt. Một trang giới thiệu sản phẩm được lập, vài bức ảnh đồi chè buổi sớm được đăng tải, kèm theo những dòng chia sẻ mộc mạc về quá trình làm chè. Đơn hàng đến chậm, không nhiều, nhưng mỗi phản hồi từ khách hàng đều được HTX ghi nhận cẩn thận.

Từ thực tế đó, HTX sớm nhận ra một điều quan trọng: trên môi trường online, người tiêu dùng không chỉ mua sản phẩm, họ mua niềm tin. Và niềm tin ấy không thể xây dựng bằng những lời giới thiệu chung chung.

Từng bước, HTX bắt đầu chuẩn hóa thông tin sản phẩm. Mỗi gói trà được gắn mã QR truy xuất nguồn gốc. Chỉ cần quét mã, khách hàng có thể biết trà được trồng ở khu vực nào, thu hái khi nào, chế biến theo quy trình ra sao. Những thông tin vốn chỉ nằm trong sổ sách nội bộ, nay trở thành “câu chuyện mở” để HTX đối thoại trực tiếp với người tiêu dùng.

Giám đốc Nguyễn Thị Như Trang từng nói vui: “Ngày trước bán chè, chỉ cần chè ngon. Giờ bán chè còn phải biết kể chuyện”. Nhưng chính những câu chuyện minh bạch, cụ thể ấy lại giúp sản phẩm của HTX đứng vững hơn giữa thị trường ngày càng nhiều lựa chọn.

Bán hàng online cũng buộc HTX thay đổi cách nghĩ về khách hàng. Không còn là những mối quen cố định, mà là những người tiêu dùng ở xa, có yêu cầu cao hơn về thông tin, chất lượng và dịch vụ. Mỗi phản hồi, mỗi đánh giá đều trở thành dữ liệu để HTX điều chỉnh cách làm, từ bao bì, nhãn mác đến cách giao tiếp với khách hàng.

Số hóa, nâng cao giá trị con người

Điều dễ nhận thấy ở HTX trà Sơn Dung là: số hóa không làm mất đi bản sắc làm chè truyền thống. Những công đoạn quan trọng nhất từ sao, vò đến cảm nhận hương vị, vẫn dựa vào kinh nghiệm của người thợ chè. Công nghệ không “làm thay”, mà chỉ tham gia ở những khâu cần minh bạch, cần tốc độ và độ chính xác.

Nhờ dữ liệu được cập nhật thường xuyên, HTX chủ động hơn trong điều phối sản xuất. Kế hoạch thu hái, chế biến, tiêu thụ được xây dựng trên con số cụ thể, thay vì ước đoán theo kinh nghiệm. Việc tổng hợp doanh thu, chi phí rõ ràng hơn, giúp các hộ thành viên hiểu và có niềm tin vào hoạt động sản xuất.

Quan trọng hơn, việc số hóa góp phần thay đổi tư duy làm kinh tế tập thể. Thành viên không còn chỉ là người bán nguyên liệu cho HTX, mà trở thành một phần của chuỗi giá trị. Mỗi thao tác sản xuất đều gắn với uy tín chung, bởi thông tin đã được minh bạch hóa.

Câu chuyện của Sơn Dung Trà có thể thấy chuyển đổi số trong khu vực HTX không cần những bước nhảy vọt công nghệ. Nó bắt đầu từ những câu hỏi rất nhỏ: làm sao quản lý tốt hơn, làm sao bán hàng hiệu quả hơn, làm sao tạo dựng niềm tin với thị trường.

Hành trình số hóa của HTX trà Sơn Dung vẫn tiếp tục, lặng lẽ nhưng bền bỉ. Từ những cuốn sổ tay cũ đến mã QR trên từng gói trà, từ cách bán hàng truyền thống đến môi trường online, HTX này đang tự viết lại câu chuyện của mình theo cách phù hợp nhất.

Và có lẽ, điều đáng nói nhất không nằm ở công nghệ, mà ở tinh thần dám thay đổi. Khi những đồi chè “biết lên mạng”, đó không chỉ là dấu hiệu của chuyển đổi số, mà là minh chứng cho một khu vực HTX đang âm thầm chuyển mình, để không đứng ngoài nhịp vận động của thời đại.

Tú Anh