Cải cách thủ tục hành chính đang được thúc đẩy, nhưng tại một số khâu, doanh nghiệp (DN) vẫn phải làm lại những việc tưởng đã được giải quyết bằng công nghệ. Từ yêu cầu nộp hồ sơ giấy đến biểu mẫu kê khai hàng nghìn trường dữ liệu, chi phí tuân thủ vẫn chưa giảm như kỳ vọng.

Có bản điện tử vẫn phải nộp hồ sơ giấy

Một trường hợp điển hình là CTCP China Steel & Nippon Steel Việt Nam (CSVC), hoạt động tại Khu công nghiệp Mỹ Xuân 2, TP.HCM. Dù đã có bản điện tử của giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký DN, đại diện CSVC cho biết vẫn bị yêu cầu nộp bản giấy khi thực hiện một số thủ tục liên quan.

Một DN khác tại khu công nghiệp ở TP.HCM cũng phản ánh tình trạng hồ sơ trực tuyến đã được xem xét và bản điện tử đã được cấp, nhưng khi cần bản giấy, vẫn phải nộp bộ hồ sơ có nội dung tương tự. DN đặt vấn đề cần rà soát quy trình để tránh việc cùng một nội dung phải thực hiện qua hai hình thức.

Ở góc độ quản lý, ông Trần Việt Hà, Phó trưởng Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp TP.HCM (Hepza), cho biết thủ tục đăng ký đầu tư được thực hiện theo Luật Đầu tư và Nghị định số 96/2026/NĐ-CP của Chính phủ. Theo ông, hồ sơ giấy là hồ sơ chính, còn bản điện tử được đính kèm trong quá trình thực hiện thủ tục.

Tuy nhiên, việc áp dụng hồ sơ giấy không đồng nghĩa các thủ tục khác đều cần yêu cầu DN nộp lại giấy tờ đã có. Do đó, phía DN kiến nghị rà soát các khâu có thể đơn giản hóa, khai thác thống nhất dữ liệu đã cấp và loại bỏ yêu cầu trùng lặp khi không cần thiết.

Vướng mắc tương tự xuất hiện với giấy chứng nhận đăng ký DN. Theo phản ánh của đại diện CSVC, một số thủ tục, chẳng hạn đăng ký tạm trú cho lao động nước ngoài, yêu cầu bản trích lục. Bản in từ dữ liệu điện tử do DN thực hiện cũng không được chấp nhận trong một số trường hợp.

Không chỉ CSVC, một số DN khác cũng gặp tình cảnh tương tự. Để có bản trích lục, DN phải gửi đề nghị, chờ cơ quan chức năng xử lý rồi nhận kết quả qua đường bưu điện. Chi phí bản trích lục được phản ánh là 20.000 đồng, trong khi thời gian chờ có thể kéo dài 5-7 ngày. Nếu hồ sơ của thủ tục liên quan đã đầy đủ và chỉ còn thiếu bản trích lục, tiến độ xử lý vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi một bước trung gian.

Đáng chú ý, chi phí phát sinh không chỉ nằm ở khoản phí cấp trích lục mà còn ở thời gian chuẩn bị hồ sơ, theo dõi kết quả và chờ nhận giấy tờ. Khi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp đã được số hóa nhưng chưa thể sử dụng thống nhất, mỗi thủ tục vẫn có thể phát sinh thêm bước xác minh, bổ sung giấy tờ và chờ đợi.

Với DN phải xử lý nhiều thủ tục cùng lúc, những khoảng chờ này có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc, đồng thời buộc nhân sự dành thêm thời gian cho hành chính thay vì sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, liên thông dữ liệu cần đi cùng việc thống nhất cách tiếp nhận, sử dụng giấy tờ điện tử.

Từ những bất cập này, đại diện CSVC kiến nghị thống nhất sử dụng giấy tờ điện tử đã được cấp hợp lệ trong các thủ tục liên quan, hạn chế yêu cầu nộp lại hồ sơ hoặc xin trích lục không cần thiết. Cách làm này sẽ giúp cả DN lẫn cán bộ xử lý tiết kiệm thời gian, công sức.

“Ngập” trong kê khai

Không chỉ vướng ở hồ sơ giấy, gánh nặng thủ tục còn thể hiện ở yêu cầu kê khai dữ liệu trong ngành thủy sản. Nếu trường hợp của CSVC cho thấy dữ liệu điện tử chưa được khai thác xuyên suốt, thì phản ánh từ Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu thủy sản (Vasep) cho thấy biểu mẫu có thể đòi hỏi nhiều thông tin hơn những gì chứng từ gốc cung cấp.

Mới đây, góp ý dự thảo nghị định sửa đổi Nghị định 41/2026/NĐ-CP, Vasep chỉ ra vướng mắc tại Điều 51 và Mẫu số 22, Phụ lục II. Các quy định này liên quan đến khai báo, thẩm định nguồn gốc thủy sản khai thác nhập khẩu bằng tàu container.

Theo hiệp hội này, qua thực tế nhập khẩu, một container/lô hàng có thể gồm nguyên liệu từ nhiều tàu khai thác khác nhau, có trường hợp lên tới 30-80 tàu. Hiện nay, hồ sơ phải kê khai chi tiết nhiều trường thông tin theo từng tàu. Khi kết hợp thông tin khai trước và số liệu thực nhận sau bốc dỡ, khối lượng dữ liệu phải nhập cho một lô nhiều tàu có thể lên tới hàng trăm, thậm chí hơn 1.000 trường dữ liệu.

Khó khăn nằm ở chỗ chứng từ hợp pháp do nước xuất khẩu cấp không phải lúc nào cũng cung cấp đầy đủ thông tin theo cấu trúc biểu mẫu của Việt Nam. Trong một số trường hợp, chứng từ chỉ thể hiện dữ liệu ở cấp lô hàng, chuyến hàng hoặc container, khiến DN không có đủ căn cứ để điền tất cả trường được yêu cầu.

Ông Nguyễn Hoài Nam, Tổng thư ký Vasep, cho rằng yêu cầu kê khai cần phù hợp với thông tin thực tế trên chứng từ. Việc nhập thủ công quá nhiều dữ liệu khi thiếu chứng từ gốc để đối chiếu dễ gây sai sót về số hiệu tàu, khối lượng và chuyến biển. Trong khi đó, khối lượng kê khai tăng chưa chắc giúp xác minh nguồn gốc hiệu quả hơn.

Vasep kiến nghị chỉ yêu cầu kê khai theo từng tàu đối với thông tin có trong chứng từ gốc và cần thiết để xác minh nguồn gốc. Nếu chứng từ chỉ thể hiện dữ liệu ở cấp lô hàng, chuyến hàng hoặc container, DN được khai theo cấu trúc tương ứng và đính kèm chứng từ để kiểm tra.

Bên cạnh đó, ông Nam đề xuất: “Cần bổ sung cơ sở pháp lý cho việc tiếp nhận dữ liệu điện tử theo tệp/cấu trúc chuẩn và kế thừa dữ liệu đã khai, hạn chế nhập lại thủ công đối với lô hàng có nhiều tàu nguồn”. Cách làm này giúp DN tận dụng dữ liệu sẵn có, chỉ cập nhật những thông tin thay đổi sau khi nhận hàng.

Từ những vướng mắc trên, yêu cầu đặt ra không phải là giảm kiểm soát, mà là loại bỏ những khâu trùng lặp. Cơ quan quản lý cần thống nhất công nhận giấy tờ điện tử hợp lệ. Đồng thời, nên thiết kế biểu mẫu phù hợp với chứng từ thực tế, cho phép kế thừa dữ liệu đã khai nhưng vẫn bảo đảm truy xuất nguồn gốc.

Chuyển đổi số chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp được giảm thủ tục, không phải kê khai lại dữ liệu đã có. Nếu vẫn phải làm lại những việc cũ, số hóa mới chỉ đổi hình thức giấy tờ, chưa giảm được gánh nặng cho DN.

Thế Vinh