Theo số liệu sơ bộ từ Cục Thống kê, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng trong 9 tháng đầu năm 2026 ước đạt 5.925,7 nghìn tỷ đồng, tăng 13,4% so với cùng kỳ năm trước theo giá hiện hành.

Những con số tăng trưởng này phác họa một bức tranh thị trường tiêu dùng tiếp tục mở rộng mạnh mẽ, tạo dư địa lớn để các doanh nghiệp bán lẻ nhân rộng hệ thống phân phối, gia tăng điểm chạm và tìm kiếm khách hàng mới.

Bề nổi tăng trưởng và phần chìm chi phí

Tuy nhiên, đằng sau diện mạo khởi sắc của bức tranh toàn cảnh, nhiều doanh nghiệp bán lẻ lại đang rơi vào một tình trạng đó là quy mô cửa hàng tăng nhưng lợi nhuận chưa chắc đã tăng theo, thậm chí chi phí lại phình to.

Ông Nguyễn Ngọc Khánh, Chuyên gia cao cấp tư vấn giải pháp quản lý chuỗi bán lẻ, cho biết có doanh nghiệp chuyên về cửa hàng mẹ và bé, đã mở rộng được 50 cửa hàng, nhưng có đến 19 pháp nhân. Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý cơ bản, kế toán nhưng vẫn chưa thể vận hành được toàn bộ hệ thống một cách hiệu quả, trơn chu.

Ông Vũ Tuấn Phong, chủ của doanh nghiệp bán lẻ ở Hà Nội, cho rằng khi vận hành ở quy mô nhỏ tầm 3 điểm bán, người chủ doanh nghiệp gần như nắm trọn mọi hoạt động trong tầm tay. Cuối ngày, chỉ cần nhìn qua sổ sách hoặc doanh thu trên máy là biết ngay lời lãi bao nhiêu. Nếu nhân viên nghỉ đột xuất, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể đứng ra thay thế mọi vị trí từ bán hàng, thu ngân đến kiểm kho.

Nhưng câu chuyện sẽ hoàn toàn thay đổi khi quy mô vọt lên 30, thậm chí 50 cửa hàng. Doanh nghiệp phải chờ đến cuối tháng mới biết chính xác kết quả kinh doanh vì tốn quá nhiều thời gian tổng hợp, đối soát dữ liệu từ từng điểm bán. Việc mở rộng điểm bán kéo theo nhu cầu tuyển dụng dồn dập đội ngũ quản lý, dẫn đến tình trạng mỗi người một chuẩn khiến chất lượng dịch vụ và quản trị bị phân mảnh. Khi quy mô vượt tầm quản lý cá nhân, doanh nghiệp dễ bị chảy máu bí quyết điểm bán, thậm chí khi doanh số sụt giảm nghiêm trọng thì ban lãnh đạo cũng loay hoay không thể chỉ ra nguyên nhân gốc rễ bắt nguồn từ đâu.

“Đặc biệt, doanh nghiệp có nguồn vốn hạn chế lại càng không biết nên bắt đầu từ đâu”, ông Vũ Tuấn Phong chia sẻ khó khăn.

Dòng tiền rò rỉ, áp lực vận hành đa kênh

Sự phình to của chi phí không chỉ đến từ tiền thuê mặt bằng hay chi phí cố định, mà nguy hiểm hơn là những khoản rò rỉ âm thầm từ công tác vận hành hàng ngày.

Theo các chuyên gia bán lẻ, một trong những căn bệnh phổ biến nhất ở các chuỗi bán lẻ mở rộng vội vã các điểm bán là để hàng nằm sai cửa hàng và do thuê nhân viên nên việc quản lý, nắm bắt hàng cận date khó xác định. Hàng hóa nằm trên kệ ở những điểm bán không có khách có nhu cầu trong khi các điểm bán khác lại thiếu hụt, tạo nên hiện tượng vốn chết trên kệ. Tiền nằm đọng ở hàng tồn kho không thể quay vòng, trực tiếp làm tê liệt dòng tiền lưu động của doanh nghiệp.

Đặc biệt, doanh thu bị mất trực tiếp khi khách hàng hỏi mua sản phẩm nhưng người quản lý cửa hàng không nắm được tồn kho toàn hệ thống nên báo hết hàng, khiến khách hàng chuyển sang mua ở cửa hàng đối thủ.

Và việc nhân sự gia tăng cơ học theo số lượng cửa hàng kéo theo quỹ lương phình to, nhưng hiệu suất làm việc của từng người lại giảm xuống do thiếu quy trình quản lý đồng bộ.

Ông Nguyễn Ngọc Khánh cho rằng hiện nay, bán lẻ không chỉ dừng lại ở cửa hàng vật lý mà còn vươn rộng sang các kênh online. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đau đầu với việc quản lý Zalo, Website, sàn thương mại điện tử, WhatsApp...

Trong các khung giờ cao điểm bán hàng, áp lực xử lý và trả đơn cho khách tăng vọt. Nếu không có hệ thống quản lý tập trung, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu hàng, hủy hóa đơn, mất khách, dữ liệu bị phân mảnh và độ phức tạp vận hành tăng theo cấp số nhân.

Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra sức khỏe chuỗi bằng việc trả lời các câu hỏi: Trong ngày hôm nay, cửa hàng nào đang lãi, cửa hàng nào đang lỗ? Món hàng nào đang hết và cụ thể đang hết tại cửa hàng nào? Nếu người làm nhiệm vụ đối soát dữ liệu và kế toán nghỉ việc đột xuất, chuỗi cửa hàng có tiếp tục hoạt động bình thường được hay không? Nếu không thể trả lời được thì tức là chuỗi của doanh nghiệp chưa được vận hành chuyên nghiệp.

Ông Nguyễn Huỳnh Nam Phương, Chuyên gia chuyển đổi số thương mại cho hệ sinh thái B2B, B2C, FMCG và bán lẻ, cho rằng nếu gặp phải tình trạng chi phí phình to mà lợi nhuận không tăng, doanh nghiệp hãy ngừng ngay việc đẩy hàng về cửa hàng (Sell-in) mà hãy để cửa hàng kéo hàng về (Off-take). Sell-in chỉ nuôi báo cáo quý, nhưng Off-take mới là thứ thực sự nuôi sống dòng tiền. Chuỗi nào vận hành thành công bằng tư duy Off-take, chuỗi đó mới có khả năng nhân bản an toàn.

Ông Phương nhấn mạnh thêm, việc chuẩn hóa dữ liệu bằng công nghệ quản lý bán hàng không phải là một bước phụ của dự án mà nó chính là điều kiện tiên quyết để dự án và bản thân doanh nghiệp tồn tại.

Để thoát khỏi cái bẫy mở rộng quy mô, doanh nghiệp cần thực hiện phép thử thống kê ngay trong tháng trước xem có bao nhiêu câu hỏi khách hỏi nhưng báo hết hàng và bao nhiêu phần trăm tồn kho đang nằm sai cửa hàng.

Về công nghệ, doanh nghiệp phải chuẩn hóa và kết nối dữ liệu tập trung trên cùng một nền tảng, đảm bảo kiểm soát tồn kho theo thời gian thực và tự động hóa báo cáo lời lỗ từng cửa hàng theo ngày. Đồng thời, việc đóng gói quy trình chuẩn cho đội ngũ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng đồng nhất khi nhân rộng chuỗi mà không lo bị tăng chi phí.

Tùng Lâm