|
CEO của công ty GRM
Năm 1980, Moishe Mana - một người Israel nhập cư - đã bắt đầu khởi nghiệp với một công ty có tên gọi Moishe’s Movers ở thành phố New York. Trong thời gian này, Moishe Mana nhận thấy các khách hàng kinh doanh của ông phải tách các hộp tài liệu thành những đơn vị lưu trữ rất nhỏ, vì vậy năm 1986, ông đã thành lập GRM có trụ sở ở New Jersey, thành phố Jersey.
Công ty hiện có 15 warehouse ở các thành phố khắp nước Mỹ và hơn một tá warehouse khác ở nước ngoài. 7.000 khách hàng của GRM bao gồm: JetBlue, Memorial Sloan Kettering, the NFL và cả thành phố New York.
Năm 2011, doanh nhân người Israel Avner Schneur đã trở thành CEO của công ty và thực hiện chiến lược mở rộng hoạt động kinh doanh kỹ thuật số của GRM. Vốn được đào tạo bài bản trở thành một kỹ sư công nghiệp, ông đã chuyển chuyển tới Mỹ cùng với công ty thiết bị hình ảnh y khoa và sau đó thành lập nên Emptoris, một công ty phân tích dữ liệu mà ông đã bán cho IBM vào năm 2011.
Bài phỏng vấn sau đây với vị CEO 61 tuổi, Avner Schneur, sẽ cho chúng ta biết thành công của GRM trong lĩnh vực kinh doanh kỹ thuật số nói chung và tại thị trường Trung Quốc nói riêng.
Các khách hàng của GRM đã háo hức khi chuyển từ lưu trữ vật lý sang lưu trữ kỹ thuật số phải không ông Schneur?
Mười năm trước, mọi người nghĩ bạn phải giữ một bản sao cứng cho dù bạn đã có một bản lưu kỹ thuật số. Đó là do thời điểm đó thực sự chưa có phần mềm tốt có thể quản lý được đầy đủ nội dung dữ liệu của doanh nghiệp. Chính vì vậy, chúng tôi cung cấp cho các công ty phần mềm có thể quản lý được tất cả những tệp tin của họ.
Việc lưu trữ những thùng các-tông tài liệu trong các warehouse có vẻ như khác hoàn toàn một doanh nghiệp phát triển phần mềm. GRM đã thực hiện sự chuyển đổi này như thế nào?
Chúng tôi đã mua lại một công ty phần mềm có tên Visual Vault để phát triển sâu về quản lý tài liệu. Chúng tôi đã mở rộng sản phẩm cơ bản của công ty và chúng tôi đã có được những con người tuyệt vời của công ty đó. Vì vậy, đằng sau những chiếc hộp đựng tài liệu trên kệ chúng tôi đã có một hệ thống kiểm kê mã vạch chạy trên phầm mềm tinh vi.
Sự phát triển của công ty ông bắt đầu từ đâu?
Chăm sóc sức khỏe là lĩnh vực ngành dọc lớn nhất của chúng tôi. Chúng tôi cũng làm việc với chính phủ, pháp lý, bất động sản, bảo hiểm, năng lượng và kỹ thuật.
Vậy hầu hết công ty lưu trữ tài liệu trong bao lâu?
Điều này tùy thuộc vào quy định của chính phủ, nên có thể khác nhau giữa các tiểu bang cũng như giữa các quốc gia với nhau. Chẳng hạn, với hồ sơ nhi khoa là 21 năm, nhưng với bệnh lý là vĩnh viễn. Chúng tôi vẫn có số lượng hộp tài liệu khổng lồ nằm dải khắp nước Mỹ và quốc tế.
Có công ty nào vẫn chỉ lưu trữ vật lý không thôi, thưa ông?
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn làm như vậy, những doanh nghiệp chỉ với mười nhân viên kế toán, các đại lý bảo hiểm, các hãng kiến trúc nhỏ, những phòng khám đa khoa chỉ với 20 bác sỹ.
Theo ông, có lý do tốt đẹp nào để lưu trữ các tài liệu vật lý không?
Nếu công ty bạn là một hãng luật và bạn có 20.000 chiếc hộp tài liệu với 2.000 trang tài liệu trong mỗi hộp - tức là có 40 triệu trang tài liệu vật lý - và lý do duy nhất để bạn phải lữu giữ chúng chính là các quy định yêu cầu bạn phải lưu giữ chúng. Do đó, chúng tôi không khuyến cáo các khách hàng quét những tài liệu đó bởi vì thực sự tốn kém mà không có lợi nhuận.
Ông có lời khuyên nào dành cho các doanh nghiệp nhỏ?
Theo tôi, sự chuyển đổi có thể thật dễ dàng. Tại Staples, các bạn có thể mua một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến dành cho các doanh nghiệp nhỏ chỉ với mức phí 50 USD hoặc 100 USD một tháng. Đó là những phần mềm được cấp phép của chúng tôi. Thực tế, để có ngay một hệ thống từ đầu đến cuối quả là một sự chuyển đổi lớn nhưng để chuyển sang lưu trữ kỹ thuật số tới 80% lại không mất nhiều thời gian.
Ông cho biết sự khác nhau giữa việc đưa ra giá lưu trữ kỹ thuật số và lưu trữ vật lý là gì?
Lưu trữ một hộp tài liệu trên kệ tốn khoảng vài xu mỗi tháng. Tuy nhiên, chi phí quản lý thông tin phụ thuộc vào số lượng người dùng và số lượng thông tin bạn đang quản lý.
Điều gì mang lại lợi nhuận nhiều hơn cho GRM?
Quản lý thông tin. Khi bạn lưu trữ một chiếc hộp, bạn cần một tòa nhà, một chiếc xe tải, một hệ thống kệ và phun chống cháy. Biên lợi nhuận của tôi trên phần mềm thường cao hơn so với lưu trữ hộp.
Khi hoạt động kinh doanh ở Trung Quốc, công ty vấp phải khó khăn như thế nào?
Thực sự vô cùng khó khăn. Thị trường đó rất hay nghi ngờ người nước ngoài. Ở Mỹ, mọi hộp bạn lưu trữ đều được mở và bạn có thể quét tài liệu. Nhưng ở Trung Quốc, mọi hộp lưu trữ đều bị khóa kín. Đôi khi chúng tôi được yêu cầu làm một cái lồng và đặt những chiếc hộp vào bên trong. Các quy định của Trung Quốc rất khác biệt và bạn không thể lấy thông tin trên điện toán đám mây ra khỏi Trung Quốc.
Ông đã tìm thấy sự cạnh tranh phải đối mặt ở Trung Quốc chưa?
Chúng tôi vẫn đang cạnh tranh với những công ty giữ hộp của họ ở tầng hầm. Trung Quốc vẫn là nơi duy nhất trên thế giới có rất nhiều công ty lớn vẫn lưu trữ tài liệu trong nhà. Việc lưu trữ kỹ thuật số ở Trung Quốc vẫn đang trong giai đoạn mới ban đầu.
Lê Minh
