Dù có quy mô lớn hay nhỏ nhưng khi đăng ký pháp lý dưới mô hình kinh tế tập thể thì trước khi phát triển, các HTX, liên hiệp HTX đều cần phải đứng vững. Và muốn đứng vững, HTX phải minh bạch được về vấn đề tài chính, phải kiểm soát được nội bộ…
Kiểm soát hữu hiệu
Một vấn đề thường nhật mà HTX cần nhận ra là trong quá trình hoạt động, HTX có thời điểm có thể rất mạnh về tài chính. Điều này có thể do HTX kinh doanh thuận lợi, có nguồn vốn lớn hay liên doanh liên kết phù hợp… Tuy nhiên, nếu không quản trị tài chính hiệu quả và kiểm soát tốt dòng tiền, HTX vẫn có thể gặp khó khăn, thiếu vốn bất cứ lúc nào và nặng nề hơn - có thể phải giải thể. Ngược lại, nếu minh bạch được các công đoạn, kiểm soát được tài chính, HTX có thể hạn chế được những bất lợi.
Ông Nguyễn Tấn Công, Chủ tịch Hội đồng quản trị HTX Nông nghiệp và dịch vụ Nam Yang (Gia Lai) cho biết trong kinh doanh không phải khi nào cũng thuận buồm xuôi gió, HTX có thể cùng lúc chịu tác động và ảnh hưởng bởi môi trường kinh tế vĩ mô, chính sách, sự tham gia cạnh tranh ngày càng khốc liệt của nhiều đối thủ… Vì thế tại một thời điểm nào đó, HTX có thể sẽ thiếu hụt ngân sách, khó khăn với cán cân công nợ.
 |
|
Ứng dụng công nghệ vào kiểm soát nội bộ và kiểm toán giúp HTX minh bạch được thông tin, tạo niềm tin đối với các ngân hàng để vay vốn. |
Chính vì vậy, việc kiểm soát hữu hiệu quy trình sản xuất, nhân lực, dòng tiền ra-vào và tối ưu hóa chi tiêu với một nguồn vốn có hạn sẽ giúp HTX đứng vững và vượt qua sóng gió. “Vấn đề này cũng giống như chuyện ‘khéo làm thì no, khéo co thì ấm’”, ông Công nói.
Và để làm được điều này, HTX Nam Yang đã áp dụng công nghệ số trong sản xuất nông nghiệp như: dùng phần mềm để quản lý xác định từng vườn, địa điểm sản xuất, ngày bón phân, định lượng bón, thu hoạch... của các hộ thành viên. Đồng thời, HTX có hẳn một đội ngũ về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ vào các khâu của quy trình sản xuất, kế toán và quản lý. Nhờ đó, HTX có kế hoạch sản xuất, chi tiêu, sử dụng nhân sự phù hợp và không gặp khó khăn ngay trong thời gian dịch bệnh kéo dài.
Không chỉ dừng ở mức kiểm soát nội bộ, HTX thanh long Tầm Vu (Long An) những năm gần đây đã thực hiện ứng dụng công nghệ số vào khâu kiểm toán độc lập nhằm mở rộng các mối liên kết với doanh nghiệp và thúc đẩy xuất khẩu theo chuỗi.
Cụ thể là HTX đã sử dụng các phần mềm kế toán. Bộ phận kế toán cũng sử dụng các ứng dụng văn phòng như Word và Excel để lập giấy tờ kiểm toán và sử dụng các công cụ trong Excel thực hiện các thủ tục phân tích, từ đó tạo thuận lợi trong quá trình kiểm toán.
Nhờ ứng dụng công nghệ trong kiểm toán, hồ sơ tài chính của HTX rất minh bạch. Từ đó, hoạt động ký kết hợp tác với các doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu nông sản rất thuận lợi. HTX đã đăng ký thành công nhãn hiệu hàng hóa độc quyền ở 5 thị trường quốc tế.
Hoàn thiện khung pháp lý
Theo các chuyên gia, kiểm soát nội bộ và kiểm toán được coi như nền tảng của “ngôi nhà” HTX. Những điều này sẽ quyết định sự hưng thịnh, "tuổi thọ" ngắn dài, phương thức và kế hoạch hoàn thiện của HTX, từ đó giúp HTX có thể đứng vững trước sóng gió hay không
Và khi ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số trong các khâu kiểm soát nội bộ và kiểm toán thay cho cách làm việc thủ công sẽ giúp HTX tăng độ minh bạch, từ đó chuẩn hóa được các mô hình quản trị về kế toán, tài chính, vốn góp và giảm thiểu tối đa các nguy cơ thua lỗ, kinh doanh kém hiệu quả, đồng thời gia tăng được các nguồn lực tài chính (như vốn, tài sản, phương án kinh doanh khả thi…).
Ông Trương Quang An, Giám đốc HTX Thanh long Tầm Vu, cho biết trước sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động của các HTX ngày càng phức tạp, khối lượng giao dịch ngày càng gia tăng. Nếu quản lý theo cách thức thủ công thì mất rất nhiều thời gian, khó lưu trữ và không tăng được độ tin cậy cho đối tác.
Chính vì vậy mà hoạt động của HTX hiện có sự hỗ trợ rất lớn từ công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, xử lý các giao dịch phát sinh trong HTX.
Vậy nhưng vấn đề đặt ra hiện nay là hầu hết các HTX đều chưa có đội ngũ chuyên về công nghệ thông tin, nên việc chuyển đổi số ở khâu kiểm soát nội bộ hay kiểm toán vẫn chưa thực sự bền vững.
Bên cạnh đó, hiện có nhiều phần mềm kế toán, nhiều ứng dụng hỗ trợ kiểm soát sản xuất, truy xuất nguồn gốc nên chưa tạo ra sự thống nhất, gây khó khăn cho HTX trong quá trình sử dụng.
PGS.TS Mai Quang Vinh, Chủ tịch HĐQT Liên hiệp HTX kinh tế số cho biết các ứng dụng từ kế toán đến hỗ trợ kiểm soát nội bộ cho HTX phải bảo đảm được tính pháp lý, đơn giản, dễ sử dụng, thích hợp với cả những người không giỏi về tin học như các thành viên HTX có tuổi cao thì mới nâng được hiệu quả chuyển đổi số.
Là một nước có hoạt động kiểm soát nội bộ và toán HTX nổi bật, Cộng hòa Liên bang Đức đã thực hiện kiểm toán 100% cho các HTX thông qua online. Chính vì vậy mà trong thời gian qua, chưa có HTX nào bị phá sản, giải thể. Hiện nay, ở Đức có 90% HTX hoạt động hiệu quả, không có HTX nào xếp loại yếu kém.
Bà Anja Muthmann, Liên đoàn HTX Cộng hòa Liên bang Đức, cho biết từ khi dịch Covid-19 xảy ra, tất cả các công đoạn trong quá trình kiểm toán của các HTX đều được thực hiện theo hình thức online, từ việc gửi báo cáo tài chính, giấy tờ liên quan đến áp dụng chữ ký điện tử, đồng bộ phần mềm kế toán… Chính vì vậy mà hoạt động kiểm toán của các HTX vẫn được duy trì thường xuyên và giảm được các chi phí cho HTX.
Để nâng cao hiệu quả của việc chuyển đổi số trong khâu kiểm soát nội bộ cũng như kiểm toán, bà Anja Muthmann cho rằng trước tiên Việt Nam cần hoàn thiện khung pháp lý rõ ràng cho kiểm toán HTX nhằm tăng khả năng huy động vốn kho khu vực kinh tế tập thể và coi đây là hoạt động bắt buộc. Đi liền với đó là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để tạo thuận lợi trong việc ứng dụng công nghệ.
Huyền Trang
